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DJ-Rechnung als Mustervorlage herunterladen, gratis

Geschrieben von DJ Rewerb  
15.01.2017

DJ-Rechnung als Mustervorlage herunterladen, gratisEine Rechnung ist schnell geschrieben, wenn du weißt worauf du achten musst.

Im vorherigen Blogpost habe ich dir gezeigt, wie du ein Gewerbe anmeldest und was du dabei alles beachten musst. Das sind eigentlich nur Vorbereitungen, damit du als DJ Rechnungen ausstellen darfst.

Hier kannst du meine Rechnungsvorlage als kostenloses Muster herunterladen.

Bei deinen Rechnungen musst du einige rechtlichen Anforderungen erfüllen, um später keinen Ärger mit dem Finanzamt zu kriegen.

Doch soweit wird es in den wenigsten Fällen kommen. Ich machte die Erfahrungen, dass mich Firmeninhaber oder Buchhalter meiner Kunden auf jeden Fehler hinweisen. Dann bekomme ich erst einmal kein Geld, muss meinen Fehler korrigieren und die Rechnung erneut verschicken.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

Im geschäftlichen Leben haben sich die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes als Anforderungen durchgesetzt, was auf einer Rechnung stehen muss:

  1. Dein Name und Anschrift

  2. Kundenname und Anschrift

  3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

  4. Ausstellungsdatum

  5. Rechnungsnummer

  6. Umfang, Art und Zeitpunkt der Leistung

  7. Rechnungssumme und ausgewiesene Mehrwertsteuer

  8. Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Andere Firmen achten deshalb so penibel darauf, weil sie bei fehlerhaften Rechnungen die Berechtigung zum Vorsteuerabzug verlieren könnten. Also gewöhne dir am besten ebenfalls gleich an, jede Rechnung zu kontrollieren, die du bezahlst.

Musterrechnung als Vorlage herunterladen

Hier kannst du meine Vorlage als Rechnungsmuster herunterladen. Klicke mit der rechten Maustaste auf das Rechnungsbild und wähle "Speichern unter" ...

DJ-Rechnungsvorlage
für Kleinunternehmer

DJ-Rechnungsvorlage

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1. Dein Name und Anschrift

Weil in jedem Briefkopf sowieso dein Name und die Anschrift steht, gehe ich auf diesen ersten Punkt nicht weiter ein.

Zusätzlich würde ich die Telefonnummer und deine E-Mail-Adresse ergänzen. Auf jeder Rechnung kannst du den Briefkopf als Werbefläche für deine Internetseite nutzen.

2. Kundenname und Anschrift

Wer erhält die Rechnung? So klar ist dieser Punkt nicht, wie er auf den ersten Blick erscheint.

Der Name des Rechnungsempfängers ist bei mir der häufigste Reklamationsgrund, warum ich eine neue Rechnung ausstellen muss.

Am besten klärst du die genaue Firmenbezeichnung vorher mit deinen Auftraggebern. Denn nicht immer stimmt die Firmenanschrift im Impressum der Webseite mit den Wünschen der Auftraggeber überein.

Und bei längeren Geschäftsbeziehungen ändert sich schon mal der Firmenname oder die Rechtsform des Rechnungsempfängers.

Was muss auf einer Rechnung stehen?

3. Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer

Außerordentlich wichtig ist die Steuernummer. Darüber kann das Finanzamt im Zweifelsfall prüfen, ob deine ausgestellte Rechnung auch in deiner eigenen Buchhaltung auftaucht.

Entweder gibst du deine dreiteilige Steuernummer an oder deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer. Deshalb gebe ich dir, im Blogpost zur Gewerbeanmeldung, den Rat gleich eine Umsatzsteuer-ID beim Bundeszentralamt für Steuern zu beantragen.

4. Ausstellungsdatum

Das Rechnungsdatum könnte später einmal wichtig werden, falls dein Kunde nicht zahlt.

Ich verzichte darauf ein Zahlungsziel oder ein Fälligkeitsdatum anzugeben. Einerseits ist das keine rechtliche Anforderung. Und andererseits beobachte ich bei Neukunden deren Zahlungsverhalten.

Falls mir eine Firma negativ auffällt, weil sie Rechnung sehr spät überweisen, werde ich mir in Zukunft sehr genau überlegen, ob ich weiterhin für sie tätig sein will.

5. Rechnungsnummer

Laut Gesetz muss die Rechnungsnummer fortlaufend sein.

Diese Anforderung habe ich lange Zeit falsch interpretiert. Deshalb stellte ich meine erste Rechnung mit der Rechnungsnummer 1 aus. Seitdem zähle ich bei jeder weiteren Rechnung die Rechnungsnummer hoch.

Den Finanzämtern geht es vor allem um eine eindeutige Nummer. Du musst nur sicherstellen, dass niemals eine Nummer doppelt vergeben werden kann.

Ob du dafür einen Hashwert aus der Kundennummer und dem Datum bildest oder dir Nummernkreise für deine weltweiten Zweigniederlassungen überlegst, bleibt dir als Unternehmer überlassen. In einem Anwendungserlass stellt das Bundesfinanzministerium klar:

"Bei der Erstellung der Rechnungsnummer ist es zulässig, eine
oder mehrere Zahlen- oder Buchstabenreihen zu verwenden. Auch eine Kombination von Ziffern mit Buchstaben ist möglich. Eine lückenlose Abfolge der ausgestellten Rechnungsnummern ist nicht zwingend."
Quelle: Bundesfinanzministerium.de, Umsatzsteuer-Anwendungserlass, Stand 19. Dezember 2016, Seite 479

Zunächst dachte ich auch, dass auf keinen Fall eine Lücke zwischen zwei Nummern entstehen dürfte. Wie du siehst, sind meine beiden Vermutungen falsch.

Bis ich mir ein besseres System überlege, führe ich weiterhin eine Liste, in die ich alle ausgestellten Rechnungen mit Rechnungsnummer und Datum eintrage. Später ist diese Tabelle meine Ausgangsbasis, um meine Einnahmen zu errechnen.

6. Umfang, Art und Zeitpunkt der Leistung

Aus dem Umfang, Art und Zeitpunkt der Leistung wird abgeleitet, für jeden Rechnungsposten eine Zeilennummer, die handelsübliche Bezeichnung, den Einzelpreis sowie den Gesamtpreis angeben zu müssen.

7. Rechnungssumme und ausgewiesene Mehrwertsteuer

Auf der Rechnung musst du eine Gesamtsumme ausweisen und die Steuern, die du abführen musst.

Im Gesetzestext steht "(das) nach Steuersätzen … aufgeschlüsselte Entgelt für die … Leistung".

Bei Rechnungsbeträgen unter 150 Euro gelten vereinfachte Regeln. Ich würde trotzdem immer eine Rechnung ausstellen, die den maximalen Anforderungen genügt. Wozu solltest du dir das Leben noch komplizierter machen.

8. Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung

Als DJ wirst du fast nur steuerpflichtige Umsätze machen, für die ein Steuersatz von 19 % gilt.

Was muss auf einer Rechnung für Kleinunternehmer stehen?

Falls du die Kleinunternehmer-Regelung nutzt, darfst du keine Mehrwertsteuer in deinen Rechnungen ausweisen.

Weise in deinen Rechnungen unbedingt auf die Kleinunternehmer-Regelung hin. Zum Beispiel kannst du diesen Satz verwenden:

"Kein gesonderter Ausweis der Umsatzsteuer, Kleinunternehmer gemäß § 19 Abs. 1 Umsatzsteuergesetz"

Wie soll das Geld bezahlt werden?

Auf deinen Rechnungen musst du keine Bankverbindung angeben du die Rechnung nicht zwingend unterschreiben. Die Bankverbindung ist natürlich trotzdem wichtig, weil du dein Geld sonst nicht bekommen kannst.

Unterschrift

Mit deiner Unterschrift machst du aus dem Stück Papier ein Geschäftsdokument. Falls du die Rechnung ausdruckst und deinem Kunden übergibst, solltest du die Rechnung unbedingt unterschreiben.

Wenn ich mit meinen Auftraggebern ausgemacht habe, dass ich das Geld gleich bar am Abend erhalte, ersetze ich den Überweisungshinweis durch diese Zahlungsbestätigung "Rechnungsbetrag dankend bar erhalten".

Sind Rechnungen per E-Mail erlaubt?

Doch wie funktioniert das bei einer DJ-Rechnung, die du per E-Mail verschickst? Lange Zeit hatte ich ein komisches Gefühl dabei, ob das Finanzamt solche Rechnungen anerkennen würde.

Elektronische Rechnungen werden mittlerweile ohne Unterschrift anerkannt, auch wenn du sie zum Beispiel als PDF-Datei per E-Mail an deinen Auftraggeber schickst.

Das war früher nicht möglich, weil das Internet als sehr unsicheres Übertragungsmedium gilt. Deshalb wurden lange Zeit nur digital signierte Dokumente anerkannt.

Seit dem 1. Juli 2011 ist diese Regelung sehr stark vereinfacht. Jetzt reicht es aus, wenn dein Kunde den Inhalt deiner Rechnung prüft und bezahlt.

Weil niemand falsche Rechnungen bezahlen würde, geht das Finanzamt davon aus, dass "... die Echtheit der Herkunft oder die Unversehrtheit des Inhalts ..." (Quelle: Bundesfinanzministerium.de) deiner Rechnung in Ordnung sind.

10 Jahre gesetzliche Aufbewahrungspflicht

Am besten druckst du deine Rechnung zweimal aus. Ein Exemplar bekommt dein Kunde und ein Exemplar legst du in deiner Buchhaltung ab.

Denke daran, dass du Rechnungen und Geschäftsunterlagen mindestens zehn Jahre aufbewahren musst.

Falls du auf deinen Ausdruck verzichtest, solltest du diese Rechnung unbedingt mehrfach sichern. Hier findest du meinen Blogpost, wie wichtig eine Datensicherung ist. Das gilt eben nicht nur für deine Musik als Geschäftsgrundlage, sondern auch für alle geschäftlichen Unterlagen, die du nur digital besitzt.

Im Falle einer Betriebsprüfung musst du die elektronische Rechnungen wieder lesbar machen können. Wird das noch funktionieren, wenn du in ein paar Jahren eine andere Software verwendest?

Dein Betriebssystem wird im Jahr 2027 zehn Versionen weiter sein? Und ich bin gespannt, ob ich meine archivierten E-Mails noch lesen kann.

Hast du weitere Tipps, um Rechnung als DJ auszustellen? Oder hast du eine Frage zur Rechnungsvorlage? Schreibe bitte einen Kommentar, weiter unten.

 

Kommentare 

 
+1#1Hannes16.01.2017 14:34
@Bug Mir scheint es so, dass die Vorlage der Kleinunternehme rversion falsch verlinkt ist. (Kleinunternehm e rklausel fehlt und Mehrwertsteuer wird ausgewiesen)

Zudem möchte ich den Punkt mit der Unterschrift diskutieren. Als Beispiel ein konstruierter Fall:
DJ A stellt Discobesitzer B eine Rechnung mit Unterschrift aus. B ist ein Schlitzohr und und fügt neben der Unterschrift den Vermerk "Rechnung bereits in bar bezahlt" hinzu und zahlt nicht. Dann steht es Aussage gegen Aussage. A sagt: B hat nicht gezahlt. B sagt: A hat meine "Zahlung" bestätigt und verweist auf den unterschriebene n Vermerk.
Meiner Meinung nach sollte man auf die Unterschrift verzichten, da eine Rechnung auch ohne Unterschrift gültig sein sollte.
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0#2DJ Rewerb16.01.2017 15:13
Hallo Hannes,
danke für deinen Hinweis, die Download-Links habe ich korrigiert. Jetzt zeigen die Links auf die jeweils richtige Version.

Wenn ich den Betrag bar bekomme, dann schreibe ich den Vermerk handschriftlich mit Datum daneben und unterschreibe noch einmal.

Im Zweifelsfall könnte ein Gutachter die Handschriften überprüfen. Aber eigentlich hat DJ A ein ganz anderes Problem.

Mein Rat wäre, suche dir lieber ehrliche Auftraggeber C bis Z, bei denen du nie Angst um dein Geld haben musst.
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+1#3Hannes16.01.2017 16:08
zitiere DJ Rewerb:
Mein Rat wäre, suche dir lieber ehrliche Auftraggeber C bis Z, bei denen du nie Angst um dein Geld haben musst.

Dem stimme ich zu :)

P.S.: Ich habe die Quelle meines konstruierten Falles gefunden. Ich stand nämlich selbst vor einiger Zeit vor der Frage ob eine Unterschrift notwendig ist. Da du vermutlich die Unterschrift über deinen Namen am Ende der Rechnung setzt scheint dies der persönlichen Note zu dienen und sollte keinerlei Gefahr mit sich bringen.
Quelle: https://steuer-kettwig.de/unterschrift-auf-rechnung-notwendig/
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+1#4Jens-P. Weismantel16.01.2017 17:14
Ich stimme Hannes zu. Unterschrieben gehört die Rechnung nur, wenn du damit den Erhalt einer Zahlung quittierst. Man muss ja die Fälschung nicht handschriftlich durchführen, man kann den Vermerk ja auch zu deiner Blankounterschr ift stempeln.
Auf die gesetzlichen Pflichtangaben bist du korrekt eingegangen. Aber was ist mit dem ganzen Schuldrecht? Es fehlt das Zahlungsziel. Da sollte keine Frist in Tagen angegeben sein, sondern immer ein konkretes Datum. Bei Verbrauchern empfiehlt sich der Zusatz "Bitte beachten Sie, dass gemäß § 286 Absatz 3 BGB auch ohne eine zusätzliche Mahnung automatisch Verzug
eintritt, wenn Sie nicht innerhalb von 30 Tagen nach Rechnungserhalt und Fälligkeit die Zahlung leisten.", um evtl. gleich rechtliche Schritte einzuleiten. Kunden, die nicht Verbraucher sind, brauchen darüber nicht belehrt werden. Befindet sich ein Schuldner im Verzug, trägt er auch die Anwaltskosten des Gläubigers.
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0#5DJ Rewerb16.01.2017 18:02
Hallo Jens,

danke für deine Ergänzungen zum Zahlungsziel.

Bei Privatkunden mit Einzelaufträgen hilft das sicherlich. Ich mache es bewusst anders, weil sich meine Kunden über ihr Zahlungsverhalt en bei mir qualifizieren müssen.

In meinen Augen schreckt ein Paragrafen-Zusatz alle ehrlichen Leute eher ab. Und wie machst du nach dem Zahlungsverzug weiter?

Jede Inkassofirma wird sowieso mit einer ersten Mahnung anfangen. Darüber sprach ich mit Mike in dieser Podcastfolge HochzeitsDJAkademie.de/mahnung
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+1#6Jens-P. Weismantel16.01.2017 21:50
Hallo Thorsten,
bei mir bekommt ein Neukunde auch nicht das volle Vertrauen und die lange Leine, die müssen anzahlen und den Rest nach Soundcheck zahlen.
Nachdem ich sinngemäß diese Klausel auch auf meinen Arztrechnungen finde, habe ich ebenfalls keine Scheu, die mit abzudrucken. Nachdem ich sie erstmalig las, habe ich nicht erstmal mit der Gesetzeslage dazu befasst.
Dem säumigen Kunden schicke ich trotzdem eine Mahnung, denn selbst bei aller Korrektheit kann man mal eine Rechnung vergessen. Nach der dritten Mahnung (ca. 4 Wochen) höre ich auf. Wer bis dahin nicht gezahlt hat, ist nicht nur klamm oder hat sich verkalkuliert, der will nicht zahlen. Dann lasse ich ihm einen Mahnbescheid vom Gericht schicken und wenn vom Schuldner dagegen Widerspruch eingelegt wird, geht die Sache zum Anwalt.
Von Inkassounterneh men halte ich wenig, die seriösen sind mir nicht konsequent genug und schicken auch nur Mahnungen ohne Rechtsfolge und mit den richtig konsequenten, die auch persönlich beim Schuldner anklopfen, möchte ich nicht zusammenarbeite n.
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Mein Name ist Thorsten aka DJ Rewerb und diese DJ-Tipps schreibe ich, um dich als DJ auf neue Gedanken zu bringen. Nach 24 Jahren hinter dem Mischpult weiß ich, dass DJing sehr viel mehr ist als Lieder in einer Disco aufzulegen.

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